Автоматичен регистър за получаване на изходящи номера за номериране на оферти и/или договори. Регистърът по подразбиране започва номерацията на документите от 1. В случай на необходимост от друга настройка на брояча, тя може да бъде направена от меню „Вътрешни дружества/Избор на съответно дружество/Броячи на документи“.
Вътрешна система за изпращане на напомняния и съобщения, позволяваща към конкретно събитие да се настрои появата на подсещане - за опредлен ден и час, както и кумулативен избор на адресати измежду регистрираните в системата потребители.
Потребител на qb-Customer е всяко физическо лице, което е оторизирано за достъп и работа в системата. С оглед на правата за достъп и получаваната информация, потребителите низходящо са със следните видове роли: „Супервайзор“, „Администратор“ и „Потребител“.
Действия | Потребител (права) |
Администратор (права) |
Супервайзор (права) |
---|---|---|---|
Добавя, редактира и изтрива всички видове „Действия“ | |||
Добавя, редактира и изтрива „Клиенти“ | |||
Добавя, редактира и изтрива „Вътрешни дружества“ | |||
Добавя, редактира и изтрива „Потребители“ | |||
Добавя, редактира и изтрива „Администратори“ | |||
Добавя, редактира и изтрива „Супервайзори“ | |||
Добавя, редактира и изтрива данни за фактура (данни на клиента) | |||
Добавя, редактира и изтрива данни за избор на Тарифен план | |||
Достъп до регистър „Фактури и плащания“ |
Пояснение:
Първоначално регистрираният потребител, който инициира създаването на нова система, е с ранг „Супервайзор“ и има право да създава потребители с всички видове роли. Първоначално регистрирания потребител с ранг „Супервайзор“ има право да създава, определя и променя правата на регистрираните от него потребители, съобразно функционалността на qb-Customer и носи отговност за:
Регистрацията на потребител със зададен e-mail е възможна само един път.
При регистрацията трябва да се въведе e-mail (идентифицира потребителя), който не е използван при друга регистрация в qb-Customer. Посоченият e-mail следва да е валиден, тъй като на него ще се получават служебни съобщения.
Служител, оторизиран със съответните права за достъп в qb-Customer, който извършва действия по привличане на клиенти и носи отговорност за сключени сделки. Търговецът работи от името на всички вътрешни дружества.
Вътрешно дружество е фирма, от името на която търговците извършват изходящите действия като: пускане на оферти, преговори и сключване на договори. Системата qb-Customer пази всеки въведен запис по партидата на всяко едно вътрешно дружество и позволява работа едновременно с неограничен брой вътрешни дружества.
Направление от дейността на вътрешно дружество, което е източник на приходи – може да е конкретен продукт, група продукти и/или услуги. Бизнес направлението е различно за всяко отделно вътрешно дружество.
Търговски адрес (формален или не) на съответното вътрешно дружество.
Основният екран е базовата изходна позиция и мястото на работа на търговците на фирмата. Основният екран съдържа в себе си и води към:
qb-Customer осигурява възможност за въвеждане и съхранение на информацията за основните видове изходящи търговски действия:
Регистърът е обобщената хронология в табличен вид на всички действия, въведени в софтуерната система, подредени по реда на тяхната последователност на въвеждане - от възходящ към низходящ ред (последният, най-актуален запис е най-отгоре).
За да въведете информация за осъществено действие в регистъра е задължително да сте въвели данните на клиента, спрямо който е осъществено действието.
Ако ще въвеждате например изпратена оферта към нов клиент трябва да направите следното:
1.Да въведете данните на клиента в Регистъра на клиентите (меню Клиенти);
2.Да отидете в Регистъра на действията и да натиснете служебен бутон F5, който ще опресни информацията на екрана ви;
3.Да натиснете бутона „Добави/Оферта“ в екрана на Регистър: Всички действия.
Въвеждане на информацията в Регистъра за основните видове изходящи търговски действия:
С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на офертите:
Предназначението на регистъра за изпратени оферти е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички изпратени оферти от търговците до потенциални клиенти на фирмата.
За да добавите данните за изпратената нова оферта натиснете бутона и от падащия списък изберете „Оферта“.
Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за изпратена оферта“.
Най-напред трябва да въведете данните на фирмата получила оферта. При въвеждане на данни в едно от полета „Име на клиента“, „ЕИК:“ или „Лице за контакт“ (лицето, до което адресирате офертата) системата автоматично попълва останалите две.
Изберете от падащото меню „Изпратена от търговец“ името на служителя, от който е изпратена офертата или търговеца, който отговаря за следлката.
Фирмата издател на конкретната оферта е Вътрешното дружество, което контактува с този клиент и което предлага този вид стоки или услуги.
Бизнес направлението и офисите на дружеството се въвеждат и настройват предварително от данните на съответното Вътрешно дружество и са различни за всяко едно от тях. Ако са коректно зададени предварително (по време на настройките за работа), ще можете да изберете желаните от падащото меню.
Допълнителната информация, която можете да въведете към изпратената офертата:
В полето „Подробно описание“ можете да добавите синтезирано описание на търговското предложение или допълнителна информация, като референция към повода за изпращане.
След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за изпратената оферта ще остане активен.
От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със самата оферта, записки, брошури и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен потвърден запис. Същото важи и за алармите.
qb-Customer ви дава възможност да ползвате автоматичния регистър за изходящи номера на оферти (и договори).
За да вземете изходящ номер за оферта е необходимо от началния екран да натиснете бутона „Изходящи номера“. Отваря се следния прозорец:
След като въведете изискуемата по полетата информация натиснете големия син бутон с надпис „Генерирай Изх. №“. Бутонът ще се завърти и ще ви покаже изписан изходящия номер.
Следва да имате предвид, че изходящите номера са различни за офертите от различните Вътрешни дружества. Настройката на броячите за всяко дружество се извършва от меню „Вътрешни дружества“.
От меню „Репорти/Изходящи номера“ можете да правите справка на кого и за какъв документ е даван изходящ номер.
След като сте се сдобили с актуален изходящ номер и сте го поставили в текста на офертата, и след като сте я изпратили, можете директно от менюто за получаване на изходящ номер да пристъпите към въвеждането на информацията за офертата. Част от полетата вече ще бъдат попълнени и ще си спестите писане.
Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за изпратена оферта. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:
Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.
С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на срещите:
Предназначението на регистъра за срещите е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички проведени от търговците срещи (включително и това къде са били проведени) с потенциални клиенти на фирмата.
За да добавите данни за проведена среща натиснете бутона и от падащия списък изберете „Среща“.
Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за проведена среща“.
В първата секция въведете данните на фирмата, с която е проведена срещата. Датата на срещата и водещия търговец, който е провел срещата от името на съответното Вътрешно дружество. Към секцията „Допълнителна информация“ можете да изберете от падащите списъци място на срещата и избор на офиса, в който е проведена.
В полето „Избор на офис“ имате възможност да допълните информацията, като изпишете изборът на мястото, където е проведена срещата, а в полето „Статус на клиента след срещата“ от падащо меню имате опцията да изберете каква, според вас, е настройката на клиента към предлаганата сделка.
В горното поле отдясно имате възможност да опишете на кратко как е протекла проведената среща.
В полето под бутоните имате възможност да опишете с най-големи подробности как е протекла проведената среща.
След като попълните данните към проведената среща натиснете бутона .
След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за проведената среща ще остане активен.
От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със записки, протоколи, брошури и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен потвърден запис. Същото важи и за алармите.
Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за проведена среща. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:
Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.
С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на разговорите:
Предназначението на регистъра за разговорите е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички проведени от търговците разговори (включително и това дали те са инициаторите на разговора или са били потърсени отвън) с потенциални клиенти на фирмата.
За да добавите данни за проведен разговор натиснете бутона и от падащия списък изберете „Разговори“.
Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за проведен разговор“.
В първата секция въведете данните на фирмата, с която е проведен разговора. Датата на разговора и водещия търговец, който го е от името на съответното Вътрешно дружество. В секцията горе вдясно можете да изберете от падащите списъци вида на разговора – първоначален или последващ, и посоката на обаждането – дали е изходящо или входящо.
В полето „Статус на клиента след срещата“ от падащо меню имате опцията да изберете каква, според вас, е настройката на клиента към предлаганата сделка след разговора.
В горното поле отдясно имате възможност да опишете на кратко как е протекъл проведения разговор.
В полето под бутоните имате възможност да опишете с най-големи подробности как е протекъл проведения разговор.
След като попълните всички данни към проведения разговор натиснете бутона .
След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за разговора ще остане активен.
От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със записки, протоколи, брошури и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен потвърден запис. Същото важи и за алармите.
Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за проведен разговор. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:
Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.
С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на договорите:
Предназначението на регистъра за договорите е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички сключени от търговците договори с клиенти на фирмата.
За да добавите данните за сключен нов договор натиснете бутона и от падащия списък изберете „Договор“.
Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за сключен договор“.
Най-напред трябва да въведете данните на фирмата, с която е сключен договора. При въвеждане на данни в едно от полета „Име на клиента“, „ЕИК:“ или „Лице за контакт“ (лицето, до което адресирате офертата) системата автоматично попълва останалите две.
Изберете от падащото меню „Водещ търговец“ името на служителя, който е отговорен и със съдействието на който е сключен договора.
Фирмата титуляр по договора е Вътрешното дружество, което ще е страна по договора и ще доставя стоките или услугите.
Бизнес направлението и офисите на дружеството се въвеждат и настройват предварително от данните на съответното Вътрешно дружество и са различни за всяко едно от тях. Ако са коректно зададени предварително (по време на настройките за работа), ще можете да изберете желаните от падащото меню.
Допълнителната информация, която можете да въведете към договора:
В полето „Подробно описание“ да опишете синтезирано описание на най-важните клаузи или допълнителна информация, като хора и фирми, от които зависи изпълнението и т.н.
След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за договора ще остане активен.
От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със самия договор, записки, брошури, оферти и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Същото важи и за алармите.
Към данните за всеки договор можете да добавите очакваните приходи. Те биват разделени в зависимост от тяхната регулярност:
За да въведете периодичен приход (например приходи от наеми) е необходимо да укажете началната дата и през какъв период, считано от нея ще се повтаря прихода, както и сумата на прихода. След това натиснете бутона „Добавете плащането“.
За да въведете непериодичен приход е необходимо да добавите конкретна дата и сума. След като натиснете бутона „Добавете плащането“ и то се отрази в записа, можете да въведете друго непериодично плащане, след това още едно и т.н.
Коректното въвеждане на данните за плащанията по договора ще ви помогнат да получите точна информация при репортите.
qb-Customer ви дава възможност да ползвате автоматичния регистър за изходящи номера на договори.
За да вземете изходящ номер за договор е необходимо от началния екран да натиснете бутона „Изходящи номера“. Отваря се следния прозорец:
След като въведете изискуемата по полетата информация натиснете големия син бутон с надпис „Генерирай Изх. №“. Бутонът ще се завърти и ще ви покаже изписан изходящия номер.
Следва да имате предвид, че изходящите номера са различни за договорите от различните Вътрешни дружества. Настройката на броячите за всяко дружество се извършва от меню „Вътрешни дружества“.
От меню „Репорти/Изходящи номера“ можете да правите справка на кого и за какъв документ е даван изходящ номер.
След като сте се сдобили с актуален изходящ номер и сте го поставили в антетката на договора, и след като сте го сключили, можете директно от менюто за получаване на изходящ номер да пристъпите към въвеждането на информацията за договора. Част от полетата вече ще бъдат попълнени и ще си спестите писане.
Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за договора. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:
Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.
Бутонът „Задай филтър“ има функцията да филтрира в детайли вашите данни в обобщена таблица на регистъра. За да зададете критерии кликнете върху бутона намиращ се в горният десен ъгъл над таблицата.
Ще се отвори следният прозорец:
Изберете или попълнете полетата, по които искате да сегментирате обобщените в таблица данни.
При отваряне на падащият списък „Действие“ може да изберете направление на действието, което търсите. Така може да филтрирате по конкретни дати въведените вече оферти, срещи, разговори или договори.
Филтърът позволява търсене по критерии свързани с Вътрешните дружество, както и по име и ЕИК на определен клиент, като при въвеждането на избрана буква в полето „Име на Клиента“ системата по подразбиране сортира текстов списък с въведените вече имена на фирмите клиенти.
След като зададете избраните критерии, които желаете да филтрирате натиснете бутона
Регистърът на клиентите съдържа информацията за контакт на всички клиенти, с които се работи в системата, независимо дали става въпрос за потенциални (такива, с които се опитваме да установим контакт и да влемем в преговори) или реални клиенти (с които вече имаме сключен поне един договор). Представлява единна електронна база данни на всички въведени дружества в системата. За всяко въведено дружество се води в отделен регистър в електронната системата. Така лесно можете да проследите данните въведени към дадена фирма. Въведеното ЕИК на клиента е уникално и не може да бъде дублирано.
След избиране на менюто „Клиенти“, намиращ се в горната служебна лента на екрана се зарежда прозорец „Клиенти“.
Списъкът показва обобщена информация от данните, въведени за всяка фирма. Ако на екрана не виждате търсената фирма можете с бързия филтър да я намерите за секунди, като въведете в полето „Бързо търсене“ някоя от следните данни: Наименование на клиента, ЕИК или седалище.
От главния екран с клиентите можете:
За да прегледате подробно данните на определен клиент, кликнете върху името на избраната фирма.
Зарежда се прозорец с „Преглед на данни за клиент“.
От тук можете да редактирате посочените данни на избраната фирма или да изтриете записа с данни от системата.
В долната част на формата, на първа позиция от приложените страници е мястото на лицата за контакт. След като ги въведете от бутона „Добави контакт“ и свързаната с него форма за попълване на данните, кликвайки върху чувствителните бутони с данните от визитката, имате възможност:
Ако попълните коректно адресите за контакт на клиента, ще ви бъде по-лесно да попълвате данните за събитията от регистъра на действията. Например при проведена среща, ако искате да въведете, че срещата е проведена в офис на клиента, тук е мястото, където трябва да сте въвели офисите, които по-късно да ви бъдат показани за избор от падащо меню.
В допълнителнителните данни има оставени две полета за свободен текст. Тук е мястото за всякакъв вид подсещаща инфорация – формална или неформална.
За да добавите нов клиент в системата изберете бутона намиращ се в ляво на основния екран.
Зарежда се прозорец „Данни на клиента“.
В лявата част на формата за добавяне на нови клиенти попълнете полетата с информация от търговския регистър - наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление. Ако знаете, дали дружеството е регистрирано по ДДС, моля отбележете със съответния клик.
В дясната част на формата можете да въведете информация за контакт от уебсайта на клиента - емайл адреси, телефони за връзка и адреса на уеб сайта.
Ранг на дружеството и свързаност на дружеството имат за цел да ви подпомогнат при последващи репорти и проследяване на информацията за този клиент.
За да съхраните информацията, кликнете върху бутон
Важно!: Моля обърнете внимание, че за да създадете какъвто и запис за даден клиент в qb-Customer, е необходимо той най-напред да бъде въведен в регистъра на клиентите.
Този репорт дава възможност да се направи подробна справка за всички действия през определен времеви интервал, за които са създадени записи по заложените във филтъра показатели:
С помощта на извлечената информация лесно и бързо можете да разберете:
Този отчет е насочен към това да се провери какви договори имаме сключени с даден клиент, от вътрешните ни дружества, по различните направления на дейността.
Проверката е по дата на сключване на договора, независимо че до крайната зададена дата договорът може да е изтекъл. В този случай в репорта, на реда на съответния договор, ще има пояснение „Изтекъл“.
Информацията от този репорт дава възможност да се анализира ефективността на всеки един търговец.
Информацията може да бъде изискана по отделните месеци на периода, или общо на една графика за целия период.
С помощта на този репорт вие лесно можете да разберете колко изходящи действия са необходими на търговеца (или на целия екип), за сключването на един договор и привличането на единица приходи от продажби.
Системата предлага възможност да водите автоматичен регистър на изходящите номера на офертите и/или договорите.
Регистърът ще ви позволи за заместите всички други начини за получаване на изходящ номер. Регистърът се води отделно за всяка една от фирмите, с които работите (Вътрешни дружество) и ви дава възможност, след като вземете изходящ номер, дирекно от същото меню да отидете и да въведете запис за изпратената оферта или за договора, който сте сключили (ако ги номерирате).
За да получите нов изходящ номер е необходимо само да натиснете бутона „Изходящи номера“ намиращ се под надписа „Регистър“. Ще се появи следното меню:
След попълване на изискуемите полета натиснете голямото копче „Генерирай Изх. №“.
Ако след получаване на номера натиснете бутона „Добави събитие“ ще преминете директно във формата за въвеждане на запис за нова оферта или нов договор.
Всички корекции, направени от всички потребители се пазят в този регистър. Системата помни кой, кога, какво е променял (вкл. изтрил) по записите.
След преглед изтритите записи могат дабъдат възстановени или, при нужда, окончателно изтрити от потребител с администраторски права.
За да започнете работа с qb-Customer трябва да извършите предварителна настройка на системата, като:
Потребителите в системата, в зависимост от техните роли, биват три вида:
Потребителите с ранг супервайзор и администратор виждат менюто „Потребители“ от падащо меню, появяващо се след клик върху името си в горния десен ъгъл на екрана.
Появява се списък на потребителите с техните права в системата, статус, длъжност и данни за контакт.
Добавянето на нов потребител става чрез клик върху бутон . Отваря се следния екран:
Когато потвърдите формата успешно, потребителят когото сте регистрирали ще получи e-mail на посочения от вас адрес в който ще има данни за достъп до системата с възможността да потвърди акаунта си и да въведе/промени желаната от него/нея парола.
Вътрешните дружества са фирмите, от името на които се въвеждат действия в процеса на търсенето на нови клиенти. Това са фирмите, за които се търсят клиенти и договори.
До меню „Вътрешни дружества“ достъп имат потребителите в всички права, появяващо се след клик върху името в горния десен ъгъл на екрана.
Появява се списък на вътрешните дружества и възможности от списъка, сходни с меню „Клиенти“.
Добавянето на ново вътрешно дружество става чрез клик върху бутон . Отваря се следния екран:
В лявата част на формата за добавяне на ново вътрешно дружество попълнете полетата с информация от търговския регистър - наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление. Моля отбележете със съответния клик дали дружеството е регистрирано по ДДС.
В дясната част на формата можете да въведете информация за контакт от уебсайта на нашето вътрешно дружество - емайл адреси, телефони за връзка и адреса на уеб сайта.
Ранг на дружеството и свързаност на дружеството имат за цел да ви подпомогнат при последващи репорти и проследяване на регистрираната информация.
В долната част на формата, на първа позиция от приложените страници е мястото на лицата за контакт. След като ги въведете от бутона „Добави контакт“ и свързаната с него форма за попълване на данните, кликвайки върху чувствителните бутони с данните от визитката, имате възможност:
Задължително попълнете коректно офисите, защото тази информация ще ви бъде необходима, за да попълвате данните за събитията от регистъра на действията. Например при проведена среща, ако искате да въведете, че срещата е проведена в наш офис, тук е мястото, където трябва да сте въвели офисите, които по-късно да ви бъдат показани за избор от падащо меню. Същото важи за почти всички менюта за въвеждане на ново събите в Регистъра на действията.
Бизнес направленията са основните продукти, сфери или с други думи казано – основните направления, в които се сключват договори и се генерират приходи. Те са индивидуални за всяко вътрешно дружество. Рангът на бизнес направленията ще ви ги подреди вертикално според вашия избор.
Броячите на документи са свързани с регистъра за изходящите номера и задават кой ще бъде следващият номер на офертите и/или договорите за съответното вътрешно дружество.
В допълнителнителната информация има оставени две полета за свободен текст. Тук е мястото за всякакъв вид подсещаща инфорация – формална или неформална, предназначена за подсещане или улеснения за служителите, ползващи qb-Customer.
До меню „Данни за потребител“ достъп имат потребителите в всички права, появяващо се след клик върху меню „Настройки“ под името в горния десен ъгъл на екрана.
Появява се екран с данните на потребителя, изписани в табличен вид и бутон за редакция на данните в долния му ляв ъгъл.
След клик върху бутона се отваря ново меню с два дяла: ляв за смяна на паролата и десен – за смяна на другите данни. За да се извърши редакцията е необходимо да се въведат новите данни и да се натисне бутон
.
Copyright © 2023 Investor&Co. All rights reserved.