ОПИСАНИЕ НА ФУНКЦИОНАЛНОСТИТЕ
на софтуер за търговци qb-Customer

Основни понятия.

Регистър „Изходящи номера“.

Автоматичен регистър за получаване на изходящи номера за номериране на оферти и/или договори. Регистърът по подразбиране започва номерацията на документите от 1. В случай на необходимост от друга настройка на брояча, тя може да бъде направена от меню „Вътрешни дружества/Избор на съответно дружество/Броячи на документи“.

• Изходящи номера за оферти;
• Изходящи номера за договори;

Аларми

Вътрешна система за изпращане на напомняния и съобщения, позволяваща към конкретно събитие да се настрои появата на подсещане - за опредлен ден и час, както и кумулативен избор на адресати измежду регистрираните в системата потребители.

• Аларми към изпратена оферта;
• Аларми към проведена среща;
• Аларми към проведен разговор;
• Аларми към сключен договор;

Потребители на системата/роли

Потребител на qb-Customer е всяко физическо лице, което е оторизирано за достъп и работа в системата. С оглед на правата за достъп и получаваната информация, потребителите низходящо са със следните видове роли: „Супервайзор“, „Администратор“ и „Потребител“.

Действия	Потребител (права)	Администратор (права)	Супервайзор (права)
Добавя, редактира и изтрива всички видове „Действия“
Добавя, редактира и изтрива „Клиенти“
Добавя, редактира и изтрива „Вътрешни дружества“
Добавя, редактира и изтрива „Потребители“
Добавя, редактира и изтрива „Администратори“
Добавя, редактира и изтрива „Супервайзори“
Добавя, редактира и изтрива данни за фактура (данни на клиента)
Добавя, редактира и изтрива данни за избор на Тарифен план
Достъп до регистър „Фактури и плащания“

Пояснение:

Първоначално регистрираният потребител, който инициира създаването на нова система, е с ранг „Супервайзор“ и има право да създава потребители с всички видове роли. Първоначално регистрирания потребител с ранг „Супервайзор“ има право да създава, определя и променя правата на регистрираните от него потребители, съобразно функционалността на qb-Customer и носи отговност за:

• предоставените на подчинените потребители права;
• коректно въведените данни на подчинения потребите;
• извършените от подчиненинте потребители действия в системата на qb-Customer, както и за възникналите в резултат на това последствия;

Регистрацията на потребител със зададен e-mail е възможна само един път.

При регистрацията трябва да се въведе e-mail (идентифицира потребителя), който не е използван при друга регистрация в qb-Customer. Посоченият e-mail следва да е валиден, тъй като на него ще се получават служебни съобщения.

Търговец

Служител, оторизиран със съответните права за достъп в qb-Customer, който извършва действия по привличане на клиенти и носи отговорност за сключени сделки. Търговецът работи от името на всички вътрешни дружества.

Вътрешно дружество

Вътрешно дружество е фирма, от името на която търговците извършват изходящите действия като: пускане на оферти, преговори и сключване на договори. Системата qb-Customer пази всеки въведен запис по партидата на всяко едно вътрешно дружество и позволява работа едновременно с неограничен брой вътрешни дружества.

Бизнес направление

Направление от дейността на вътрешно дружество, което е източник на приходи – може да е конкретен продукт, група продукти и/или услуги. Бизнес направлението е различно за всяко отделно вътрешно дружество.

Офис на вътрешно дружество

Търговски адрес (формален или не) на съответното вътрешно дружество.

I.Описание на модулите. Основен екран.

Основният екран е базовата изходна позиция и мястото на работа на търговците на фирмата. Основният екран съдържа в себе си и води към:

• Регистър Действия;
• Регистър Клиенти;
• Меню Репорти;
• Аларма с напомняния;
• Служебно меню за настройки на системата.

1.Регистър на действията

qb-Customer осигурява възможност за въвеждане и съхранение на информацията за основните видове изходящи търговски действия:

• Оферти
• Разговори
• Срещи
• Договори

Регистърът е обобщената хронология в табличен вид на всички действия, въведени в софтуерната система, подредени по реда на тяхната последователност на въвеждане - от възходящ към низходящ ред (последният, най-актуален запис е най-отгоре).

ВАЖНО!

За да въведете информация за осъществено действие в регистъра е задължително да сте въвели данните на клиента, спрямо който е осъществено действието.

Ако ще въвеждате например изпратена оферта към нов клиент трябва да направите следното:

1.Да въведете данните на клиента в Регистъра на клиентите (меню Клиенти);

2.Да отидете в Регистъра на действията и да натиснете служебен бутон F5, който ще опресни информацията на екрана ви;

3.Да натиснете бутона „Добави/Оферта“ в екрана на Регистър: Всички действия.

Въвеждане на информацията в Регистъра за основните видове изходящи търговски действия:

1.1.Дейност: изпращане на ОФЕРТИ

С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на офертите:

• да въведете запис с всички данни за изпратената оферта – кой, кога, от името на коя фирма, до кого и за какво я е изпратил;
• да прикачите офертата като файл и всякакви други свързани с нея файлове към записа – бележки, сметки, брошури и т.н.;
• да използвате бутона за получаване на изходящ номер на офертата, който автоматично да ви генерира следващ номер в регистъра на изходящите номера;
• да въведете съобщение за напомняне (аларма) към дадената оферта, което ще се появи в уречения ден и час на всеки от потребителите (на вас и вашите колеги, до които е адресиран) в горната дясна част на екрана и ще ви подсети със съответен текст какво е необходимо да се свърши;

Предназначението на регистъра за изпратени оферти е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички изпратени оферти от търговците до потенциални клиенти на фирмата.

Дейност: изпращане на ОФЕРТИ

За да добавите данните за изпратената нова оферта натиснете бутона и от падащия списък изберете „Оферта“.

Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за изпратена оферта“.

Най-напред трябва да въведете данните на фирмата получила оферта. При въвеждане на данни в едно от полета „Име на клиента“, „ЕИК:“ или „Лице за контакт“ (лицето, до което адресирате офертата) системата автоматично попълва останалите две.

Изберете от падащото меню „Изпратена от търговец“ името на служителя, от който е изпратена офертата или търговеца, който отговаря за следлката.

Фирмата издател на конкретната оферта е Вътрешното дружество, което контактува с този клиент и което предлага този вид стоки или услуги.

Бизнес направлението и офисите на дружеството се въвеждат и настройват предварително от данните на съответното Вътрешно дружество и са различни за всяко едно от тях. Ако са коректно зададени предварително (по време на настройките за работа), ще можете да изберете желаните от падащото меню.

Допълнителната информация, която можете да въведете към изпратената офертата:

• Кратко описание – до 26 символа;
• Срок на валидност – до кога важи търговското предложение;
• Вид на офертата – първоначална, редактирана, допълнена;
• Вид на оферираната сделка – моля имайте предвид, че тази информация не се отнася до самата оферта, а до предлаганата чрез нея сделка – за колко време ще трябва да се доставят стоките или извършат услугите, в случай на приемане на офертата от страна на клиента;
• Очаквани приходи;
• Място на доставка.

В полето „Подробно описание“ можете да добавите синтезирано описание на търговското предложение или допълнителна информация, като референция към повода за изпращане.

След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за изпратената оферта ще остане активен.

От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със самата оферта, записки, брошури и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен потвърден запис. Същото важи и за алармите.

Регистър „Изходящи номера“ за оферти

qb-Customer ви дава възможност да ползвате автоматичния регистър за изходящи номера на оферти (и договори).

За да вземете изходящ номер за оферта е необходимо от началния екран да натиснете бутона „Изходящи номера“. Отваря се следния прозорец:

След като въведете изискуемата по полетата информация натиснете големия син бутон с надпис „Генерирай Изх. №“. Бутонът ще се завърти и ще ви покаже изписан изходящия номер.

Следва да имате предвид, че изходящите номера са различни за офертите от различните Вътрешни дружества. Настройката на броячите за всяко дружество се извършва от меню „Вътрешни дружества“.

От меню „Репорти/Изходящи номера“ можете да правите справка на кого и за какъв документ е даван изходящ номер.

След като сте се сдобили с актуален изходящ номер и сте го поставили в текста на офертата, и след като сте я изпратили, можете директно от менюто за получаване на изходящ номер да пристъпите към въвеждането на информацията за офертата. Част от полетата вече ще бъдат попълнени и ще си спестите писане.

Аларми към изпратени оферти

Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за изпратена оферта. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:

Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.

1.2.Дейност: провеждане на СРЕЩИ

С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на срещите:

• да въведете запис с всички данни за проведената среща – кой, кога, от името на коя фирма, с кого, къде и за какво е провел среща;
• да прикачите протокол, записки или друга всяка друга информация за срещата към създадения запис в регистъра;
• да въведете аларма за напомняне към информацията за проведената среща, което ще се появи в уречения ден и час на всеки от потребителите (на вас и вашите колеги, до които е адресиран) в горната дясна част на екрана и ще ви подсети със съответен текст какво е необходимо да се свърши;

Предназначението на регистъра за срещите е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички проведени от търговците срещи (включително и това къде са били проведени) с потенциални клиенти на фирмата.

ДОБАВАНЕ НА НОВ ЗАПИС ЗА ПРОВЕДЕНА СРЕЩА

За да добавите данни за проведена среща натиснете бутона и от падащия списък изберете „Среща“.

Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за проведена среща“.

В първата секция въведете данните на фирмата, с която е проведена срещата. Датата на срещата и водещия търговец, който е провел срещата от името на съответното Вътрешно дружество. Към секцията „Допълнителна информация“ можете да изберете от падащите списъци място на срещата и избор на офиса, в който е проведена.

В полето „Избор на офис“ имате възможност да допълните информацията, като изпишете изборът на мястото, където е проведена срещата, а в полето „Статус на клиента след срещата“ от падащо меню имате опцията да изберете каква, според вас, е настройката на клиента към предлаганата сделка.

В горното поле отдясно имате възможност да опишете на кратко как е протекла проведената среща.

В полето под бутоните имате възможност да опишете с най-големи подробности как е протекла проведената среща.

След като попълните данните към проведената среща натиснете бутона .

След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за проведената среща ще остане активен.

От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със записки, протоколи, брошури и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен потвърден запис. Същото важи и за алармите.

Аларми към запис за проведена среща

Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за проведена среща. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:

Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.

1.3.Дейност: провеждане на РАЗГОВОРИ

С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на разговорите:

• да въведете запис с всички данни за проведен разговор – кой, кога, от името на коя фирма, с кого, как и за какво е провел среща, вкл. дали разговорът е входящ или изходящ;
• да прикачите протокол, записки или друга всяка друга информация за разговора към създадения запис в регистъра;
• да въведете аларма за напомняне към информацията за проведения разговор, което ще се появи в уречения ден и час на всеки от потребителите (на вас и вашите колеги, до които е адресиран) в горната дясна част на екрана и ще ви подсети със съответен текст какво е необходимо да се свърши;

Предназначението на регистъра за разговорите е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички проведени от търговците разговори (включително и това дали те са инициаторите на разговора или са били потърсени отвън) с потенциални клиенти на фирмата.

ДОБАВАНЕ НА НОВ ЗАПИС ЗА ПРОВЕДЕН РАЗГОВОР

За да добавите данни за проведен разговор натиснете бутона и от падащия списък изберете „Разговори“.

Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за проведен разговор“.

В първата секция въведете данните на фирмата, с която е проведен разговора. Датата на разговора и водещия търговец, който го е от името на съответното Вътрешно дружество. В секцията горе вдясно можете да изберете от падащите списъци вида на разговора – първоначален или последващ, и посоката на обаждането – дали е изходящо или входящо.

В полето „Статус на клиента след срещата“ от падащо меню имате опцията да изберете каква, според вас, е настройката на клиента към предлаганата сделка след разговора.

В горното поле отдясно имате възможност да опишете на кратко как е протекъл проведения разговор.

В полето под бутоните имате възможност да опишете с най-големи подробности как е протекъл проведения разговор.

След като попълните всички данни към проведения разговор натиснете бутона .

След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за разговора ще остане активен.

От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със записки, протоколи, брошури и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен потвърден запис. Същото важи и за алармите.

Аларми към запис за проведен разговор

Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за проведен разговор. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:

Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.

1.4.Дейност: сключване на ДОГОВОРИ

С помощта на qb-Customer вие лесно можете да правите следното по отношение на договорите:

• да въведете запис с всички данни за сключен договор (вкл. анекс или сделка за продажба) – кой, кога, от името на коя фирма, с кого и за продажбата на какво е сключил договор;
• да прикачите даговора като файл и всякакви други свързани с него файлове към записа;
• да използвате функционалността за получаване на изходящ номер на договор, който автоматично да ви генерира следващ номер в регистъра на изходящите номера. Тази опция е само за фирмите, които си номерират договорите;
• да въведете аларма за напомняне към договора, което ще се появи в уречения ден и час на всеки от потребителите (на вас и вашите колеги, до които е адресиран) в горната дясна част на екрана и ще ви подсети със съответен текст какво е необходимо да се свърши – дата на изтичане на договора, плащания по него и т.н.;
• да въведете информация за очакваните постъпления по договора в тяхната разновидност - периодични и/или непериодични приходи.

Предназначението на регистъра за договорите е да създаде архив в табличен вид на информацията за всички сключени от търговците договори с клиенти на фирмата.

ДОБАВАНЕ НА НОВ ЗАПИС ЗА СКЛЮЧЕН ДОГОВОР

За да добавите данните за сключен нов договор натиснете бутона и от падащия списък изберете „Договор“.

Зарежда се прозорец „Въвеждане на данни за сключен договор“.

Най-напред трябва да въведете данните на фирмата, с която е сключен договора. При въвеждане на данни в едно от полета „Име на клиента“, „ЕИК:“ или „Лице за контакт“ (лицето, до което адресирате офертата) системата автоматично попълва останалите две.

Изберете от падащото меню „Водещ търговец“ името на служителя, който е отговорен и със съдействието на който е сключен договора.

Фирмата титуляр по договора е Вътрешното дружество, което ще е страна по договора и ще доставя стоките или услугите.

Бизнес направлението и офисите на дружеството се въвеждат и настройват предварително от данните на съответното Вътрешно дружество и са различни за всяко едно от тях. Ако са коректно зададени предварително (по време на настройките за работа), ще можете да изберете желаните от падащото меню.

Допълнителната информация, която можете да въведете към договора:

• Кратко описание – до 26 символа;
• Срок на валидност – кога ще изтече действието му;
• Вид на договора – важно е да отбележите, че освен за договори, чрез същото меню се сключват и анекси към договорите – за промяна, за прекратяване и удължачане на срока;
• Срок на договора – за колко време ще трябва да се доставят стоките или извършат услугите, в случай че договорът е обвързан със срок;
• Място на доставка.

В полето „Подробно описание“ да опишете синтезирано описание на най-важните клаузи или допълнителна информация, като хора и фирми, от които зависи изпълнението и т.н.

След като натиснете бутон „Потвърди“ ще бъде създаден запис с въведената до този момент информация, но екранът за данните за договора ще остане активен.

От този момент нататък, към този запис вие можете да прикачвате файлове със самия договор, записки, брошури, оферти и т.н. Прикачване на файлове е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Същото важи и за алармите.

Към данните за всеки договор можете да добавите очакваните приходи. Те биват разделени в зависимост от тяхната регулярност:

• Периодични и
• Непериодични

За да въведете периодичен приход (например приходи от наеми) е необходимо да укажете началната дата и през какъв период, считано от нея ще се повтаря прихода, както и сумата на прихода. След това натиснете бутона „Добавете плащането“.

За да въведете непериодичен приход е необходимо да добавите конкретна дата и сума. След като натиснете бутона „Добавете плащането“ и то се отрази в записа, можете да въведете друго непериодично плащане, след това още едно и т.н.

Коректното въвеждане на данните за плащанията по договора ще ви помогнат да получите точна информация при репортите.

Регистър „Изходящи номера“ за договори

qb-Customer ви дава възможност да ползвате автоматичния регистър за изходящи номера на договори.

За да вземете изходящ номер за договор е необходимо от началния екран да натиснете бутона „Изходящи номера“. Отваря се следния прозорец:

След като въведете изискуемата по полетата информация натиснете големия син бутон с надпис „Генерирай Изх. №“. Бутонът ще се завърти и ще ви покаже изписан изходящия номер.

Следва да имате предвид, че изходящите номера са различни за договорите от различните Вътрешни дружества. Настройката на броячите за всяко дружество се извършва от меню „Вътрешни дружества“.

От меню „Репорти/Изходящи номера“ можете да правите справка на кого и за какъв документ е даван изходящ номер.

След като сте се сдобили с актуален изходящ номер и сте го поставили в антетката на договора, и след като сте го сключили, можете директно от менюто за получаване на изходящ номер да пристъпите към въвеждането на информацията за договора. Част от полетата вече ще бъдат попълнени и ще си спестите писане.

Аларми към сключени договори

Задаване на аларми е възможно само към вече въведен и потвърден запис. Бутонът за добавяне се намира в среда на дясното допълнително меню при преглед на данни за договора. Горната част на това допълнително меню е отделено само за функцианалностите на алармите. След като натиснете бутона „+Добави аларма“ ще се появи следното меню:

Добавянето на потребители, които да видят алармата е кумулативно – можете да включвате от един до всички регистрирани потребители, независимо от техния ранг/роля.

Филтър към Регистър действия – бутон

Бутонът „Задай филтър“ има функцията да филтрира в детайли вашите данни в обобщена таблица на регистъра. За да зададете критерии кликнете върху бутона намиращ се в горният десен ъгъл над таблицата.

Ще се отвори следният прозорец:

Изберете или попълнете полетата, по които искате да сегментирате обобщените в таблица данни.

При отваряне на падащият списък „Действие“ може да изберете направление на действието, което търсите. Така може да филтрирате по конкретни дати въведените вече оферти, срещи, разговори или договори.

Филтърът позволява търсене по критерии свързани с Вътрешните дружество, както и по име и ЕИК на определен клиент, като при въвеждането на избрана буква в полето „Име на Клиента“ системата по подразбиране сортира текстов списък с въведените вече имена на фирмите клиенти.

След като зададете избраните критерии, които желаете да филтрирате натиснете бутона

2.Регистър Клиенти

Регистърът на клиентите съдържа информацията за контакт на всички клиенти, с които се работи в системата, независимо дали става въпрос за потенциални (такива, с които се опитваме да установим контакт и да влемем в преговори) или реални клиенти (с които вече имаме сключен поне един договор). Представлява единна електронна база данни на всички въведени дружества в системата. За всяко въведено дружество се води в отделен регистър в електронната системата. Така лесно можете да проследите данните въведени към дадена фирма. Въведеното ЕИК на клиента е уникално и не може да бъде дублирано.

След избиране на менюто „Клиенти“, намиращ се в горната служебна лента на екрана се зарежда прозорец „Клиенти“.

Списъкът показва обобщена информация от данните, въведени за всяка фирма. Ако на екрана не виждате търсената фирма можете с бързия филтър да я намерите за секунди, като въведете в полето „Бързо търсене“ някоя от следните данни: Наименование на клиента, ЕИК или седалище.

От главния екран с клиентите можете:

• Чрез клик върху „Телефон“ да инициирате обаждане на изписания телефонен номер през Viber или друг софтуер за разговори, който имате инсталиран на компютъра си;
• Чрез клик върху „E-mail“ да инициирате изпращане на пощенско съобщение, използвайки Outlook или друг мейл софтуер, който имате инсталиран на компютъра си;
• Чрез клик върху „Уебсайт“ да отворите и посетите сайта на клиента.

За да прегледате подробно данните на определен клиент, кликнете върху името на избраната фирма.

Зарежда се прозорец с „Преглед на данни за клиент“.

От тук можете да редактирате посочените данни на избраната фирма или да изтриете записа с данни от системата.

В долната част на формата, на първа позиция от приложените страници е мястото на лицата за контакт. След като ги въведете от бутона „Добави контакт“ и свързаната с него форма за попълване на данните, кликвайки върху чувствителните бутони с данните от визитката, имате възможност:

• Чрез клик върху „Телефон“ да инициирате обаждане до телефона на лицето през Viber или друг софтуер за разговори, който имате инсталиран на компютъра си;
• Чрез клик върху „E-mail“ да инициирате изпращане на пощенско съобщение, използвайки Outlook или друг мейл софтуер, който имате инсталиран на компютъра си;
• Чрез клик върху картинката, указваща пола на лицето – да редактирате или изтриете данните за него.

Ако попълните коректно адресите за контакт на клиента, ще ви бъде по-лесно да попълвате данните за събитията от регистъра на действията. Например при проведена среща, ако искате да въведете, че срещата е проведена в офис на клиента, тук е мястото, където трябва да сте въвели офисите, които по-късно да ви бъдат показани за избор от падащо меню.

В допълнителнителните данни има оставени две полета за свободен текст. Тук е мястото за всякакъв вид подсещаща инфорация – формална или неформална.

• Добавяне на „Клиент“

За да добавите нов клиент в системата изберете бутона намиращ се в ляво на основния екран.

Зарежда се прозорец „Данни на клиента“.

В лявата част на формата за добавяне на нови клиенти попълнете полетата с информация от търговския регистър - наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление. Ако знаете, дали дружеството е регистрирано по ДДС, моля отбележете със съответния клик.

В дясната част на формата можете да въведете информация за контакт от уебсайта на клиента - емайл адреси, телефони за връзка и адреса на уеб сайта.

Ранг на дружеството и свързаност на дружеството имат за цел да ви подпомогнат при последващи репорти и проследяване на информацията за този клиент.

За да съхраните информацията, кликнете върху бутон

Важно!: Моля обърнете внимание, че за да създадете какъвто и запис за даден клиент в qb-Customer, е необходимо той най-напред да бъде въведен в регистъра на клиентите.

3.Репорти

3.1.Действия за период

Този репорт дава възможност да се направи подробна справка за всички действия през определен времеви интервал, за които са създадени записи по заложените във филтъра показатели:

С помощта на извлечената информация лесно и бързо можете да разберете:

• какво количество и качество работа е свършил всеки един търговец или целия екип,
  • по всяко едно от направленията на дейността,
  • по всяко едно от възможните изходящи действия;
• каква работа е свършена и с какви резултати за всяко едно от вътрешните ви дружества, от които изпращате оферти;
• какво е свършено по отношение на конкретен клиент, представляващ интерес за дейността ви;

3.2.Клиенти/Договори

Този отчет е насочен към това да се провери какви договори имаме сключени с даден клиент, от вътрешните ни дружества, по различните направления на дейността.

Проверката е по дата на сключване на договора, независимо че до крайната зададена дата договорът може да е изтекъл. В този случай в репорта, на реда на съответния договор, ще има пояснение „Изтекъл“.

3.3.Ефективност на действията

Информацията от този репорт дава възможност да се анализира ефективността на всеки един търговец.

Информацията може да бъде изискана по отделните месеци на периода, или общо на една графика за целия период.

С помощта на този репорт вие лесно можете да разберете колко изходящи действия са необходими на търговеца (или на целия екип), за сключването на един договор и привличането на единица приходи от продажби.

3.4.Регистър „Изходящи номера“

Системата предлага възможност да водите автоматичен регистър на изходящите номера на офертите и/или договорите.

Регистърът ще ви позволи за заместите всички други начини за получаване на изходящ номер. Регистърът се води отделно за всяка една от фирмите, с които работите (Вътрешни дружество) и ви дава възможност, след като вземете изходящ номер, дирекно от същото меню да отидете и да въведете запис за изпратената оферта или за договора, който сте сключили (ако ги номерирате).

За да получите нов изходящ номер е необходимо само да натиснете бутона „Изходящи номера“ намиращ се под надписа „Регистър“. Ще се появи следното меню:

След попълване на изискуемите полета натиснете голямото копче „Генерирай Изх. №“.

Ако след получаване на номера натиснете бутона „Добави събитие“ ще преминете директно във формата за въвеждане на запис за нова оферта или нов договор.

3.5.Регистър „Корекции“

Всички корекции, направени от всички потребители се пазят в този регистър. Системата помни кой, кога, какво е променял (вкл. изтрил) по записите.

След преглед изтритите записи могат дабъдат възстановени или, при нужда, окончателно изтрити от потребител с администраторски права.

II.Настройка на системата за работа

За да започнете работа с qb-Customer трябва да извършите предварителна настройка на системата, като:

• създадете/добавите потребителите, които ще имат право да работя в нея, както и
• създадете/добавите вашите фирми (вътрешни дружества), от името на които ще се извършват и по партидите на които ще се правят записи за изходящите действия на търговския екип.

1.Потребители

Потребителите в системата, в зависимост от техните роли, биват три вида:

• Супервайзор – създава, редактира и изтрива потребители с трите вида роли в системата; Въвежда и редактира данните за дружеството – получател на фактурите за ползване на qb-Customer, избира и редактира тарифния план и има достъп до издадените фактури; Определя получателите на месечните фактури за ползване на qb-Customer; Въвежда клиенти и всички видове събития в Регистъра на действията; Генерира репорти. Първият супервайзор се създава служебно на името на лицето, попълнило и изпратило формата за регистрация при генериране да нова система;
• Администратор – създава, редактира и изтрива потребители с права „Потребител“ в системата. Въвежда клиенти и всички видове събития в Регистъра на действията. Генерира репорти;
• Потребител – може да променя само паролата си. Не може да създава други потребители и няма достъп до менюто „Потребители“. Въвежда клиенти и всички видове събития в Регистъра на действията. Генерира репорти.

Потребителите с ранг супервайзор и администратор виждат менюто „Потребители“ от падащо меню, появяващо се след клик върху името си в горния десен ъгъл на екрана.

Появява се списък на потребителите с техните права в системата, статус, длъжност и данни за контакт.

Добавянето на нов потребител става чрез клик върху бутон . Отваря се следния екран:

Когато потвърдите формата успешно, потребителят когото сте регистрирали ще получи e-mail на посочения от вас адрес в който ще има данни за достъп до системата с възможността да потвърди акаунта си и да въведе/промени желаната от него/нея парола.

2.Вътрешни дружества

Вътрешните дружества са фирмите, от името на които се въвеждат действия в процеса на търсенето на нови клиенти. Това са фирмите, за които се търсят клиенти и договори.

До меню „Вътрешни дружества“ достъп имат потребителите в всички права, появяващо се след клик върху името в горния десен ъгъл на екрана.

Появява се списък на вътрешните дружества и възможности от списъка, сходни с меню „Клиенти“.

Добавянето на ново вътрешно дружество става чрез клик върху бутон . Отваря се следния екран:

В лявата част на формата за добавяне на ново вътрешно дружество попълнете полетата с информация от търговския регистър - наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление. Моля отбележете със съответния клик дали дружеството е регистрирано по ДДС.

В дясната част на формата можете да въведете информация за контакт от уебсайта на нашето вътрешно дружество - емайл адреси, телефони за връзка и адреса на уеб сайта.

Ранг на дружеството и свързаност на дружеството имат за цел да ви подпомогнат при последващи репорти и проследяване на регистрираната информация.

В долната част на формата, на първа позиция от приложените страници е мястото на лицата за контакт. След като ги въведете от бутона „Добави контакт“ и свързаната с него форма за попълване на данните, кликвайки върху чувствителните бутони с данните от визитката, имате възможност:

• Чрез клик върху „Телефон“ да инициирате обаждане до телефона на лицето през Viber или друг софтуер за разговори, който имате инсталиран на компютъра си;
• Чрез клик върху „E-mail“ да инициирате изпращане на пощенско съобщение, използвайки Outlook или друг мейл софтуер, който имате инсталиран на компютъра си;
• Чрез клик върху картинката, указваща пола на лицето – да редактирате или изтриете данните за него.

Задължително попълнете коректно офисите, защото тази информация ще ви бъде необходима, за да попълвате данните за събитията от регистъра на действията. Например при проведена среща, ако искате да въведете, че срещата е проведена в наш офис, тук е мястото, където трябва да сте въвели офисите, които по-късно да ви бъдат показани за избор от падащо меню. Същото важи за почти всички менюта за въвеждане на ново събите в Регистъра на действията.

Бизнес направленията са основните продукти, сфери или с други думи казано – основните направления, в които се сключват договори и се генерират приходи. Те са индивидуални за всяко вътрешно дружество. Рангът на бизнес направленията ще ви ги подреди вертикално според вашия избор.

Броячите на документи са свързани с регистъра за изходящите номера и задават кой ще бъде следващият номер на офертите и/или договорите за съответното вътрешно дружество.

В допълнителнителната информация има оставени две полета за свободен текст. Тук е мястото за всякакъв вид подсещаща инфорация – формална или неформална, предназначена за подсещане или улеснения за служителите, ползващи qb-Customer.

3.Данни на потребителя

До меню „Данни за потребител“ достъп имат потребителите в всички права, появяващо се след клик върху меню „Настройки“ под името в горния десен ъгъл на екрана.

Появява се екран с данните на потребителя, изписани в табличен вид и бутон за редакция на данните в долния му ляв ъгъл.

След клик върху бутона се отваря ново меню с два дяла: ляв за смяна на паролата и десен – за смяна на другите данни. За да се извърши редакцията е необходимо да се въведат новите данни и да се натисне бутон .